الرؤية:
الرؤية في الأرشفة الإلكترونية تتمثل في تحقيق التحول الرقمي الشامل من خلال إنشاء بيئة عمل ذكية تعتمد على التكنولوجيا لإدارة الوثائق والمعلومات بشكل يضمن السرعة، الدقة، والأمان تهدف الرؤية إلى بناء نظام يمكن الوصول إليه بسهولة من أي مكان، يدعم الابتكار، ويُعزز من كفاءة المؤسسات من أجل تقديم خدمات أفضل، مع الحفاظ على الموارد وتقليل الأثر البيئي.
الرسالة:
تقديم حلول متكاملة للأرشفة الإلكترونية تضمن حفظ وتنظيم الوثائق بطرق حديثة وآمنة، مع توفير وصول سريع وسهل للمعلومات لتعزيز كفاءة العمل، دعم اتخاذ القرار، وتقليل الاعتماد على الوسائل التقليدية، بما يواكب التطورات التكنولوجية ويلبي احتياجات المؤسسات في العصر الرقمي.
الأهداف:
الأرشفة الإلكترونية تهدف إلى التوافق مع الأنظمة الحديثة من خلال ربطها ببرامج إدارية لتحسين سير العمل، كما تساعد على تحسين الكفاءة التنظيمية عبر تسهيل الوصول إلى الملفات بشكل سريع وفعال. بالإضافة إلى ذلك، تعزز الأمان والحماية باستخدام التشفير وكلمات المرور لحماية البيانات، وتسهم في الاستدامة البيئية من خلال تقليل استخدام الورق، مما يؤدي إلى تقليل التكاليف التشغيلية. أخيرًا، تدعم التحول الرقمي الذي يمكن المؤسسات من العمل بسهولة في بيئة إلكترونية متكاملة.
المهام:
تحويل المستندات الورقية إلى رقمية:
مسح الملفات الورقية ضوئيًا وتحويلها إلى صيغة رقمية قابلة للحفظ والبحث.
تنظيم وتصنيف الملفات:
تصنيف الوثائق وترتيبها في نظام إلكتروني يضمن سهولة الوصول إليها.
ضمان أمان البيانات:
تطبيق أنظمة حماية مثل كلمات المرور والتشفير لمنع الوصول غير المصرح به.
إدارة دورة حياة الوثائق:
تحديد مدة صلاحية المستندات وجدولة أرشفتها أو حذفها عند انتهاء الحاجة إليها.
توفير الوصول السريع:
تطوير نظام بحث فعّال يمكن المستخدمين من العثور على المستندات بسهولة وفي وقت قصير.
تحديث وتطوير النظام:
صيانة نظام الأرشفة وتحديثه باستمرار ليتماشى مع أحدث التقنيات.
تدريب الموظفين:
تدريب المستخدمين على كيفية استخدام نظام الأرشفة الإلكتروني بكفاءة.
إنشاء نسخ احتياطية:
حفظ نسخ احتياطية من البيانات لضمان استعادتها في حالة فقدان البيانات الأصلية.
دعم الاستدامة:
تقليل استخدام الورق والتوجه نحو العمل الرقمي.
التوافق مع الأنظمة الأخرى:
ربط نظام الأرشفة مع برامج إدارة المؤسسات لتسهيل التكامل.
البريد الرسمي للوحدة:
archiving.sp@uohamdaniya.edu.iq